Datenschutzerklärung für PutzPilot

1. Verantwortlichkeiten

Für Daten des eigenen SaaS-Vertrags, der Website, Sicherheit, Abrechnung und Kommunikation ist der PutzPilot-Anbieter verantwortlich. Für Personendaten, die ein Mandant über seine Mitarbeitenden, Kunden, Kontakte und Objekte in PutzPilot erfasst, ist grundsätzlich der jeweilige Mandant verantwortlich; PutzPilot bearbeitet diese Daten nach dessen dokumentierten Weisungen gemäss AVV.

2. Kategorien von Personendaten

• Firmen-, Kontakt-, Vertrags- und Zahlungsdaten
• Benutzer-, Rollen-, Login-, Sicherheits- und Protokolldaten
• Kunden-, Objekt-, Einsatz-, Offerten-, Rechnungs- und Kommunikationsdaten
• Arbeitszeit-, Ferien-, Krankheits-, Spesen-, Lohn- und Personaldokumente
• Fotos, PDFs, Checklisten, Besichtigungs- und Qualitätsdaten
• Geräte-, Lager-, Übergabe-, Wartungs- und Rückgabedaten
• optional Standortpunkte, Genauigkeit, Zeitstempel und technischer Trackingstatus

3. Zwecke

Die Daten werden zur Bereitstellung, Absicherung, Wartung und Verbesserung der Plattform, zur Durchführung der vom Mandanten eingerichteten Geschäftsprozesse, zur Abrechnung, Kommunikation, Fehleranalyse, Missbrauchsverhinderung und Erfüllung gesetzlicher Pflichten bearbeitet. Keine Mitarbeiterdaten werden für fremde Werbung verkauft.

4. Standortdienste für Mitarbeitende

Die Standortfunktion ist standardmässig deaktiviert. Ein Tenant kann «freiwillig» oder «für Arbeitsstart erforderlich» wählen. Vor der ersten Übermittlung werden Zweck, Modus, Intervall, Aufbewahrung und Kontaktstelle angezeigt und die Kenntnisnahme dokumentiert. Im freiwilligen Modus kann die Freigabe im Portal widerrufen werden. Im erforderlichen Modus muss der Arbeitgeber die arbeits- und datenschutzrechtliche Grundlage, Erforderlichkeit und eine zumutbare Alternative für berechtigte Einwände oder technische Ausfälle selbst sicherstellen.

Übermittelt wird nur bei geöffneter Mitarbeiter-App/PWA, erteilter Geräteberechtigung und aktiver Arbeitsphase beziehungsweise unmittelbar ausgelöstem Start-Check. Die App zeigt den aktiven Status sichtbar an. Beim Arbeitsende wird der Live-Status entfernt; Verlaufspunkte werden nach der vom Tenant gewählten kurzen Frist, maximal 30 Tage, gelöscht. Eine heimliche Ortung bei vollständig geschlossener Web-App findet nicht statt.

5. Besonders schützenswerte Daten

Gesundheits-, Lohn-, Vertrags- und Disziplinardaten werden nur für den jeweiligen Personalprozess verarbeitet. Zugriffe sind auf ausdrücklich berechtigte Rollen zu beschränken. Arztzeugnisse sollen keine Diagnose enthalten, soweit diese für den Arbeitgeber nicht erforderlich ist.

6. Empfänger und Unterauftragnehmer

Je nach aktivierter Funktion können Hosting-, E-Mail-, Push-, SMS-, Karten-, Geokodierungs-, Zahlungs-, PDF- oder KI-Dienstleister Daten erhalten. Es werden nur erforderliche Daten übermittelt. Aktuelle Unterauftragnehmer, Standorte, Schutzmechanismen und Änderungsverfahren werden im AVV beziehungsweise dessen Anlagen dokumentiert.

7. Bekanntgabe ins Ausland

Werden Daten in Staaten ohne angemessenes Datenschutzniveau bekanntgegeben, werden geeignete Garantien wie anerkannte Standardvertragsklauseln oder andere gesetzlich vorgesehene Schutzmechanismen eingesetzt. Der Mandant berücksichtigt dies bei seiner eigenen Information der Betroffenen.

8. Technische und organisatorische Massnahmen

Zu den Massnahmen gehören HTTPS, rollenbasierte Zugriffe, logische Mandantentrennung, CSRF-Schutz, Passwort-Hashing, optionale beziehungsweise zwingende 2FA für besonders privilegierte Konten, geschützte Dateispeicherung, Audit-Protokolle, kurze GPS-Aufbewahrung, Backup- und Wiederherstellungsprozesse sowie Sicherheitsupdates. Absolute Sicherheit kann technisch nicht garantiert werden.

9. Aufbewahrung und Löschung

Daten werden so lange aufbewahrt, wie dies für Vertrag, Betrieb, Nachweis, Sicherheit, gesetzliche Pflichten oder berechtigte Ansprüche erforderlich ist. Standortverläufe folgen der kurzen Tenant-Frist. Buchhaltungs- und Lohndokumente können längeren gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen. Nach Vertragsende gelten AVV, Exportfrist und Löschkonzept.

10. Cookies, PWA und Geräteberechtigungen

Es werden technisch notwendige Session- und Sicherheitsspeicher verwendet. Standort, Kamera, Benachrichtigungen und App-Installation werden nur nach sichtbarer Benutzeraktion beziehungsweise Browserabfrage aktiviert. Das Betriebssystem kann Berechtigungen jederzeit entziehen.

11. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen können im gesetzlichen Rahmen Auskunft, Berichtigung, Löschung, Herausgabe oder Einschränkung verlangen. Bei Mandantendaten wenden sie sich grundsätzlich zuerst an den verantwortlichen Arbeitgeber beziehungsweise Mandanten. PutzPilot unterstützt den Mandanten gemäss AVV.

12. Sicherheitsvorfälle und Kontakt

Vermutete Sicherheitsvorfälle sind unverzüglich an support@putzpilot.ch zu melden. Der Anbieter untersucht Vorfälle, begrenzt Auswirkungen und unterstützt den verantwortlichen Mandanten bei gesetzlich erforderlichen Meldungen und Informationen.

13. Änderungen

Diese Erklärung wird bei wesentlichen Funktions-, Anbieter- oder Rechtsänderungen angepasst. Das Veröffentlichungsdatum und die Version bleiben nachvollziehbar.